А новичка-сидовода на шашлыки возьмёте?
А куда мы денемся

сказано что шашлык не покупной - это как?
Это значит, что мяско ласково подготовлено и приготовлено Клубным Поваром!!! ...И не только мясо и не только поваром

Или вообще на месте всё готовится?
Покупается, подготавливается все заранее "ОРГанизаторами и Ко", готовится все на месте.
Самому нужно привозить только то, что рекомендовано только твоему организму (диета, вероисповедание и т.п.) и, естественно, алкоголь. Также рекомендуется привозить мангалы, самовары, походную мебель и средства развлечения... Также надо привозить средства предохранения

... от всяких разных гадов, летающих и кусающих.
Ещё вопрос - сбор в 12:00 уже на месте?
Да, это время официального начала. Но можно приезжать и раньше и позже, обычно уже за час до "время Ч" народ начинает собираться, а то и раньше... шатры, мангалы установить... места в зрительном зале занять

можно ли предварительно записаться, и когда крайний срок ответа
Предварительно можно, но с окончательным решением сильно не затягивать... Обычно закупка происходит за пару дней до мероприятия, то есть в среду-четверг... и ОРГам надо понимать на какое количество людей закупаться