Друзья!
Я прекрасно понимаю, что вопрос со спонсором пробега не так просто будет решаться, потому как спонсору от данного мероприятия важна в конечном итоге финансовая или другая польза, выгода что ли, тот же PR.
Не берите себе это в голову. Вы можете сами своим клубом все организовать.
Создайте инициативную группу, выберите штаб пробега, коменданта с помощниками для начала. А потом эти люди будут обладать полномочиями руководителей пробега, которых все остальные участники будут слушать , желательно без прений, т.е. беспрекословно. Вот тогда у вас будет порядок.
Ведь на самом деле многое у вас уже решено, главное, это ночлеги и питание в РБ, и эти наиболее важные вопросы вроде как закрыты.
Остается решить только порядок организации и следования колонны по выбранному и утвержденному маршруту. Многие аспекты организации движения колонны я описывал в своих постах ранее и в разных темах. Присмотритесь, думаю, все же есть смыл прислушаться к мнению старого вояки с 28 годами службы в войсках связи

Разумеется, никому ничего не навязываю. Есть авторы идеи пробега. Я всего лишь пытаюсь донести до вас всех реальные нюансы, которые вам только помогут в пробеге.
Кстати, напрасно вы отказались от идеи "разведки боем" по трассе.
"Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать"(с).
Сейчас весна на улице, дорожное полотно на болотистых участках может просто вздувать (пучить). Не зря ранее всегда ограничивали движение фур по многим трассам в мае месяце.
Цели этой "разведки боем":
1. Взять с собой в путь маршрутный лист для его уточнения по последним данным, снимаемым непосредственно по трассе М1 за несколько дней до старта пробега
2. Определить по трассе до границы с РБ состояние дорожного полотна. Где ведутся ремонтные работы, сколько полос в каждом направлении доступны для движения. Внести в маршрутный лист
3. Уточнить по трассе наличие стоянок и карманов для размещения до 45 авто как в прямом, так и в обратном направлении. Желательно найти такую стоянку примерно в часе езды от точки старта колонны. Почему это делается? Через час движения в автомобиле как раз могут выявится все неполадки или потенциальные неисправности. Это выработано практикой многолетней, не стоит этим пренебрегать. Вся колонна осматривает автомобили, при необходимости протирают стекла, доливают технические жидкости и т.п.
4. Уточнить наличие АЗС на трассе с указанием населенных пунктов или км от МКАД как в прямую, так и в обратную сторону
5. Зафиксировать цену на марки бензина 92, 95 и дизтоплива. Это пригодится для ориентирования расходов на горючее на пробег. В РБ цена одинакова на всех АЗС. Ближе к пробегу тот же ТОР вам ее объявит, надеюсь
6. Уточнить наличие туалетов и кафе на АЗС
7. Найти пункты питания, способные за 30-40 минут накормить до 100 человек. Если таковых не найдется, принимать решение о питании в пути индивидуально. Не забывайте, что штурману проще покушать, чем водителю. Любое отвлечение на это в колонне чревато опасностью ДТП, не все водители способны это делать за рулем
8. Зафиксировать по трассе расположение постов ДПС и внести их в маршрутный лист
9. Установить излюбленные места размещения камер с радарами, внести их в маршрутный лист
10. Двигаться с максимально разрешенной скоростью по трассе и фиксировать реальное время пробега по отрезкам пути. Учитывайте, что средняя скорость колонны не будет выше 70 км/ч. Попытайтесь установить участки трассы, которые не контролируются постоянно радарами ДПС. Там можно реально поднять скорость колонны. Вся информация вносится в маршрутный лист. Это пригодится для корректировки вашего временного графика всего пробега
11. При движении обязательно попытаться определить средний расход топлива по трассе. Эта информация понадобится для принятия четкого решения, на каких АЗС стоит заправляться. Поскольку вас до 45 авто, обязательно нужно будет предусмотреть несколько АЗС для дозаправки. Заправляться нужно с конца колонны. Например, по трассе установили, что АЗС находится 3 штуки с разбросом в 20-30 км между собой. На первую заходят три последние пятерки, шесть первых продолжают двигаться ко второй АЗС. На второй оставляют средние три пятерки, первые три двигаются к третьей АЗС. К тому времени, когда заправится голова колонны, хвост ее уже подъедет к третьей АЗС и вся колонна будет в сборе. Нет ничего хуже, как ждать и собирать отставших. Для этого попытаться уточнить время заправки одного автомобиля, сколько на АЗС потоков и раздаточных колонок. Это позволит в среднем рассчитать время заправки 15 автомобилей.
12. По итогам "разведки боем" оформить маршрутный лист с полной информацией, собранной по трассе пробега и предоставить его штабу пробега для внесения последних поправок в график и маршрут движения.
Справиться с подобной задачей может любой экипаж из двух человек.
Как его финансировать, это решает тоже штаб пробега.
Рекогносцировку желательно провести аналогично вашим коллегам по трассе М1 на территории РБ и предоставить информацию в общий штаб.
Разведку желательно провести за неделю, максимум две до старта пробега и лучше в выходные, когда трасса насыщена радарами и инспекторами ДПС.