Предложений несколько
1. закупка продуктов принимающей стороной, а потом выставление счета приезжающим
2. Скоропорт. продукты закупаете Вы, долгоиграющие типа круп, тушенки и т.д. раскидываем на приезжающих, потом собираем круглый стол, подбиваем деньги и делим на всех
3. Распредилить кто и что конкретно привозит.
Вариантов масса..
Но ИМХО вопрос с продуктами надо решать, ближе к встрече, когда ясно сколько народа поедет.